Mit der Version 600.1801 erhält der Workflow Designer eine leistungsfähige Funktion wie Mailscanner/Mailconverter aus dem VtigerCRM-Kern.
Aber da das Modul selbst viel flexibler ist als der Kern-Mailscanner, können Sie viel mehr tun.

Schritt 1 – Serververbindung

Die Serverkonfiguration wird im Provider Manager durchgeführt. Fügen Sie eine „IMAP Server“-Verbindung hinzu und geben Sie alle Informationen ein. Es wird empfohlen, eine Verschlüsselung zu verwenden, dies hängt jedoch von Ihrem IMAP-Server ab.

Schritt 2 – Mailscanner-Workflow erstellen

Erstellen Sie einen neuen Workflow und wählen Sie als Trigger „Used in Mailscanner“. Dieser Workflow wird für jede Mail einmalig ausgeführt.
Das von Ihnen gewählte Modul hat keinen Einfluss auf den Workflow selbst, da es ohne Datensatz ausgeführt wird. (Variablen werden nicht funktionieren, aber das Modul ist gezwungen, auf Modulen zu basieren.)
Sie können „execute Workflow with external record”, “global search” …. Aufgaben und auch Aufgaben speziell für Mailscanner-Workflows verwenden. „(„E-Mail als gelesen markieren“, „E-Mail in Ordner verschieben“)

Schritt 3 – Mailscanner Konfiguration

Klicken Sie in der Seitenleiste des Workflow Designers auf „Mailscanner“ und fügen Sie eine neue Konfiguration hinzu.
A) Geben Sie einen Titel von Mailscanner ein und wählen Sie Ihren zuvor erstellten IMAP-Anbieter aus. Speichern Sie diese Gruppe, um Ordner zu laden.
B) Wählen Sie die Ordner aus, die Sie scannen möchten, und konfigurieren Sie eine Bedingung, die Sie mit dieser Konfiguration bearbeiten möchten. Diese Gruppe speichern.
C) Workflow-Konfiguration:

  • Wählen Sie einen Workflow aus, den Sie per E-Mail ausführen möchten.
  • Wenn Sie die eml-Datei der aktuellen E-Mail erhalten möchten, fügen Sie eine Filestore ID ein, die Sie in Worklfow verwenden können, um die Datei zu bearbeiten.
  • Wenn Sie Anhänge in dieser E-Mail speichern möchten, fügen Sie eine Filestore ID ein, der Mailscanner wird als Präfix für Filestore-IDs aus Anlagendateien verwendet.
  • Fügen Sie Umgebungsvariablen hinzu, die Sie im Workflow verwenden möchten. Sie können jeden Teil der E-Mail innerhalb der Umgebungsvariablen (Betreff, Absenderdomäne, Absendername, ….) verwenden.
  • Diese Gruppe speichern

Nun können Sie die Konfiguration / Ordner / Bedingungen in der letzten Gruppe testen. Sie erhalten eine Liste von 5 Mails, die als nächstes bearbeitet werden.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, aktivieren Sie die Konfiguration. Es gibt einen zweiten in VtigerCRM konfigurierten Cronjob, der ausschließlich die Mailscanner-Funktion übernimmt.
Sie können die Ausführung auch manuell oben rechts anstoßen. Sie werden gefragt, wie viele Mails Sie bearbeiten möchten und ob die Mails als erledigt markiert werden sollen. (Wurde nicht mehr verarbeitet)